Overtakelsen markerer et viktig skille i et entrepriseprosjekt. Når kontraktsarbeidet overtas, inntrer en rekke rettsvirkninger som er av stor økonomisk betydning for entreprenøren:
- Risikoen for arbeidet går normalt over på byggherren
- Eventuell dagmulkt slutter å løpe
- Entreprenøren kan sende sluttoppstilling og sluttfaktura
- Entreprenørens sikkerhet trappes ned og forsikringsplikten opphører
- Reklamasjonsperioden begynner.
Det er derfor avgjørende at entreprenøren ikke betrakter overtakelsesforretningen som en ren formalitet. Feil i prosessen kan føre til betydelige økonomiske konsekvenser, eksempelvis ved at det fortsetter å løpe dagmulkt selv om kontraktsarbeidene er tatt i bruk.
Entreprenøren må innkalle skriftlig
Etter NS 8405 og NS 8407 skal overtakelse som utgangspunkt skje samlet for hele kontraktsarbeidet. Entreprenøren skal i rimelig tid før arbeidene er ferdige, innkalle byggherren skriftlig til overtakelsesforretning. En frist på 14 dager vil normalt være tilstrekkelig.
Det er viktig å merke seg at en ferdigmelding ikke er det samme som innkalling til overtakelsesforretning. Innkallingen bør klart angi at det innkalles til overtakelsesforretning, hvilke arbeider som skal overtas, og tid og sted. Dersom det skal gjennomføres testing, innregulering eller prøving av tekniske anlegg, må dette varsles særskilt.
Dokumentasjonskrav
I totalentrepriser må entreprenøren være særlig oppmerksom på kravene til dokumentasjon og nødvendig opplæring. Etter NS 8407 skal byggherren som utgangspunkt ha mottatt kontraktsmessig dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) senest tre uker før overtakelsesforretningen. Byggherren kan nekte overtakelse dersom det foreligger mangler ved dokumentasjonen.
Før innkallingen sendes, bør entreprenøren derfor foreta en grundig gjennomgang av arbeidene. Det bør undersøkes om arbeidene er ferdige, om nødvendige tester er gjennomført og om dokumentasjonen er komplett. Entreprenøren bør også avklare hvem som skal delta på overtakelsesforretningen, slik at personer med nødvendig teknisk kompetanse er til stede.
Sørg for en tydelig protokoll
Under overtakelsesforretningen skal partene gjennomføre en aktsom befaring av kontraktsarbeidet. Det skal føres en skriftlig protokoll som blant annet angir hvem som var til stede, hvilke eventuelle mangler som ble påvist, frist for utbedring og om arbeidene overtas eller nektes overtatt.
Det siste punktet er særlig viktig. Protokollen må klart angi om overtakelse har funnet sted. Begreper som «sluttbefaring», «ferdigbefaring» eller «betinget overtakelse» skaper unødvendig usikkerhet. Standardkontraktene legger opp til at arbeidene enten overtas eller nektes overtatt. Eventuelle mangler kan listes opp med frister for utbedring uten at det gjøres uklart om overtakelse faktisk har skjedd.
Dersom byggherren nekter å overta arbeidene, skal dette begrunnes i protokollen. Entreprenøren bør på sin side sørge for at eventuell uenighet om nektelsen eller de påståtte manglene fremgår tydelig. Protokollen bør undertegnes av de tilstedeværende, og hver av partene bør beholde et eksemplar.
I lagmannsrettsdommen LH-2018-165649 hadde partene signert dokumenter med overskriften «Protokoll for overtakelsesforretning». Lagmannsretten kom likevel til at overtakelse ikke hadde funnet sted. Entreprenøren hadde ikke selv innkalt til overtakelsesforretning, og dokumentasjonen viste heller ikke tilstrekkelig klart at arbeidene var overtatt. Resultatet ble at dagmulktperioden fortsatte å løpe. Dommen bekrefter at entreprenøren har en klar egeninteresse i å følge kontraktens prosedyrer og fjerne enhver tvil om overtakelsestidspunktet.
Når kan byggherren nekte overtakelse?
Byggherren kan ikke nekte overtakelse på grunn av enhver feil eller ulempe. Etter NS 8405 må det påvises mangler som vil hindre den forutsatte bruken av kontraktsarbeidet. Etter NS 8407 skal overtakelse finne sted dersom det kun foreligger mindre mangler som har liten praktisk betydning for den forutsatte bruken.
Vurderingen vil være konkret. Uferdige arbeider, manglende testing av tekniske systemer eller fravær av kritisk dokumentasjon kan gi grunnlag for å nekte overtakelse. Mindre kosmetiske feil eller andre forhold som ikke påvirker den forutsatte bruken, vil derimot normalt ikke være tilstrekkelig.
Dersom entreprenøren er uenig i at det foreligger en mangel, innebærer ikke dette nødvendigvis at entreprenøren kan avstå fra å utbedre. Standardkontraktene pålegger entreprenørene en «hoppeplikt». Dersom byggherren krever utbedring, må entreprenøren som i utgangspunktet utføre arbeidet og samtidig varsle dersom entreprenøren mener at pålegget i realiteten er en endring som gir krav på tilleggsvederlag eller fristforlengelse.
Vær varsom ved delovertakelse og brukstakelse
Dersom byggherren ønsker å ta deler av arbeidene i bruk før samlet overtakelse, bør partene gjennomføre en formell delovertakelse. Det bør avklares hvilke deler som overtas, og hvilke virkninger delovertakelsen skal ha for risiko, dagmulkt, reklamasjonsfrister og entreprenørens videre arbeider.
En uformell avtale om brukstakelse er ikke nødvendigvis tilstrekkelig til å stanse dagmulkten. I lagmannsrettsdommen LG-2024-109013 ble deler av kontraktsarbeidene tatt i bruk uten at det var gjennomført formell delovertakelse. Lagmannsretten la til grunn at det var totalentreprenørens risiko at det ikke var sørget for formelle delovertakelser. Entreprenøren fikk ikke redusert dagmulkten som følge av den faktiske bruken.
Entreprenøren bør derfor ikke samtykke til brukstakelse uten å avklare konsekvensene skriftlig. Dersom byggherren urettmessig tar arbeidene i bruk, bør entreprenøren raskt varsle byggherren og følge prosedyrene i kontrakten.
Registreringsforretning
I underentrepriseforhold skjer overtakelsen normalt samtidig med hovedentreprenørens overtakelse overfor byggherren. Dersom underentreprenøren ferdigstiller sitt arbeid tidligere, kan underentreprenøren etter NS 8415, NS 8416 og NS 8417 kreve registreringsforretning. I forholdet mellom hovedentreprenøren og underentreprenøren får registreringsforretningen hovedsaklig de samme virkningene som en overtakelsesforretning.
For en underentreprenør kan det være risikabelt å vente passivt på hovedentreprenørens overtakelse dersom egne arbeider er ferdige lenge før resten av prosjektet. En registreringsforretning vil da blant annet sikre at hovedentreprenøren overtar risikoen for kontraktsarbeidene.
Anbefalingen herfra er klar: Følg kontraktens prosedyrer, innkall skriftlig, påse at nødvendig dokumentasjon foreligger og sørg for at overtakelsesprotokollen er tydelig. Det er langt enklere å forebygge uklarhet ved overtakelsen, enn å senere måtte håndtere en omfattende dagmulkts- eller sluttoppgjørstvist.
Ta kontakt med MEFs juridiske avdeling dersom du har spørsmål om overtakelse eller andre juridiske tema.
